In 10 Schritten zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach CSRD - Handlungshilfe von IZU/BIHK

Diese Anleitung richtet sich an Unternehmen, die ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung gemäß der neuen Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) aufbauen oder weiterentwickeln möchten. Sie basiert auf dem ersten Set der neuen Europäischen Nachhaltigkeitsberichtsstandards (ESRS) und ist daher besonders für direkt betroffene Unternehmen relevant.

Gleichzeitig kann die Anleitung auch kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) als Orientierung dienen, die sich systematisch mit Nachhaltigkeit beschäftigen möchten. Beachten Sie, dass die EU-Kommission für 2024 einen „Listed SME Standard“ (LSME) sowie einen vereinfachten „Voluntary SME Standard“ (VSME) für KMU angekündigt hat.

Die Anleitung beginnt mit einer Einführung in das Thema und erläutert die Anforderungen der CSRD und ESRS. Nach der Analyse des aktuellen Stands liegt der Schwerpunkt auf dem Aufbau eines strategischen Nachhaltigkeitsmanagements als Grundlage für die Nachhaltigkeitsberichterstattung gemäß CSRD.

Im Umwelt- und Klimapakt Bayern entwickelte das Infozentrum UmweltWirtschaft (IZU) am Landesamt für Umwelt in Kooperation mit dem Bayerischen Industrie- und Handelskammertag e.V. (BIHK) diese Handlungshilfe. Die Handlungshilfe steht als Powerpoint-Datei hier zum Download zur Verfügung.

Die Handlungshilfe ist entlang von zehn Schritten strukturiert. Die Schritte bauen aufeinander auf, können aber je nach Vorkenntnissen und Vorarbeiten auch nur ausschnittweise genutzt werden.

Checklisten zum Abhaken geben Ihnen einen Überblick über die To-dos.

Für den gesamten Prozess sind je nach Unternehmensgröße ca. zwölf Monate einzuplanen.

Schritt 1: Betroffenheit prüfen

Zunächst sollten Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen von der aktuellen Gesetzgebung betroffen ist. Die CSRD verpflichtet alle großen Kapitalgesellschaften und vergleichbare Gesellschaften, wie haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften, zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen im Lagebericht, unabhängig davon, ob sie kapitalmarktorientiert sind (z. B. AG, KGaA, GmbH oder OHG/KG, sofern „keine natürliche Person“ haftet, vgl. § 264a HGB). Auch börsennotierte KMU mit mindestens zehn Mitarbeitenden fallen unter diese Verpflichtung.

Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht direkt betroffen ist, kann es sinnvoll sein, sich mit der CSRD auseinanderzusetzen, um beispielsweise auf mögliche Anfragen von Stakeholdern vorbereitet zu sein.

Schritt 2: Verantwortung festlegen

Zunächst ist es entscheidend, dass die Geschäftsführung die Relevanz des Themas erkannt hat und entsprechende Ressourcen zur Verfügung stellt. Der Nachhaltigkeitsbeauftragte übernimmt dabei die zentrale Rolle. In kleineren Unternehmen wird diese Position oft mit der des Umwelt- oder Qualitätsmanagementbeauftragten kombiniert.

Da der Nachhaltigkeitsbericht gemäß CSRD Teil des Lageberichts ist, ist eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung unerlässlich. Gemeinsam sollten Sie den Zeitplan festlegen und bestimmen, welche Unternehmensbereiche eingebunden werden müssen, um die erforderlichen Nachhaltigkeitsinformationen zu sammeln. Die Stabsstelle koordiniert die Entwicklung und die Aktivitäten zur Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts. Sie fungiert als Informationszentrale, Impulsgeberin und erste Anlaufstelle für die beteiligten Fachabteilungen.

Schritt 3: Übersicht über Anforderungen verschaffen

Um sich der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu widmen, sollten Sie sich einen Überblick über das Anforderungsprofil der CSRD verschaffen. Nutzen Sie dabei auch Synergien zu anderen Nachhaltigkeitsstandards. Nutzen Sie dazu auch gerne die weiteren Beiträge hier im KlimaGuide.

Schritt 4: Bestandsaufnahmen durchführen

Im nächsten Schritt sollten Sie den aktuellen Stand in Ihrem Unternehmen erfassen. Zu Beginn können klassische Methoden wie die SWOT-Analyse hilfreich sein. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

• Was passiert in der Branche bereits im Bereich Nachhaltigkeit? Gibt es Initiativen von Verbänden? Möglicherweise gibt es auch spezielle Umsetzungshilfen, die Ihnen weiterhelfen können.
• Wie steuern Sie bisher Ihre Aktivitäten in Bezug auf Umwelt-, Nachhaltigkeits- und Mitarbeiterbelange? Welche Strukturen, Ressourcen und Steuerungsansätze sind bereits vorhanden? Gerade mittelständische Unternehmen haben oft schon viele Maßnahmen umgesetzt, diese jedoch nicht systematisch erfasst.
• Nutzen Sie das Umweltmanagementsystem EMAS oder etablierte ISO-Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit oder Energie?
• Welche Informationen sind bereits im Unternehmen verfügbar und wo? Viele Dokumente enthalten Bezüge zur Nachhaltigkeit, wie Strategiepapiere, Visionen, Wertekataloge, Richtlinien oder die Dokumentation von Managementsystemen zu Nachhaltigkeitsaspekten.

Gehen Sie inhaltlich anhand der für Ihr Unternehmen relevanten Themen und Unterthemen des ESRS vor. Auf Basis dieses umfassenden Überblicks können Sie die Lücken identifizieren, die Sie für die CSRD-Konformität noch schließen müssen.

Schritt 5: Interessenträger einbinden

Die Einbindung von Stakeholdern ist gemäß den ESRS erforderlich, beispielsweise zur Bewertung der nachhaltigkeitsbezogenen Wesentlichkeit. Stakeholder sind Individuen oder Gruppen, deren Interessen durch die Tätigkeiten des Unternehmens oder seiner direkten und indirekten Geschäftsbeziehungen auf jeder Stufe der Wertschöpfungskette betroffen sind oder betroffen sein könnten.

Durch die Einbindung soll sichergestellt werden, dass die Wesentlichkeitsbestimmung die Anforderungen der Stakeholder berücksichtigt. Zudem sollte die Frage gestellt werden: Welchen Einfluss hat das Unternehmen auf die Stakeholder?

Schritt 6: Wesentlichkeitsanalyse durchführen

Doppelte Wesentlichkeit als Grundprinzip:

Die Wesentlichkeitsanalyse ist ein zentrales Werkzeug zur Bestimmung der Berichtsinhalte. Ziel ist es, die Themen und Datenpunkte einzugrenzen, die aus mindestens einer Perspektive (inside-out und/oder outside-in) wesentlich sind. Die Durchführung ist in den ESRS klar geregelt und umfasst sowohl allgemeine als auch themenspezifische Vorgaben. Die EFRAG hat für 2024 eine Handreichung zur Durchführung der Wesentlichkeitsanalyse angekündigt.

Schritt 7: Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie integrieren

Die ESRS verlangen die Entwicklung von Zielen und Maßnahmen für die als wesentlich identifizierten Nachhaltigkeitsthemen. Unternehmen sollen daher eine Nachhaltigkeitsstrategie erarbeiten und diese in ihre Unternehmensstrategie integrieren. Nur so können Zielkonflikte vermieden und klare Handlungsanleitungen erstellt werden.

Vorgehen bei der Strategieformulierung:

• Für die definierten Themen werden Ziele entwickelt, die smart formuliert sein sollten.
• Umsetzungsinitiativen und Maßnahmen zur Erreichung der Ziele werden gemeinsam mit den Fachabteilungen festgelegt, um sicherzustellen, dass die Ziele erreichbar sind.
• Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein Fahrplan oder Arbeitsprogramm mit priorisierten Zielen und Maßnahmen (kurz-, mittel- und langfristig), klaren Verantwortlichkeiten und definierten Kennzahlen zur Überprüfung und Steuerung des Prozesses.

Schritt 8: Daten erheben

Nachdem Sie bei der Wesentlichkeitsanalyse die relevanten Themen gemäß ESRS identifiziert haben, können Sie nun ableiten, welche zusätzlichen Nachhaltigkeitsinformationen Ihr Unternehmen neben den Pflichtangaben in ESRS 1 und 2 berichten muss. Diese Informationen können qualitative und quantitative Kennzahlen umfassen, die auch als Datenpunkte bezeichnet werden. Um die Gap-Analyse im Unternehmen zu erleichtern, hat die EFRAG 2023 einen Entwurf einer Übersicht zu den Datenpunkten des ersten Sets der ESRS veröffentlicht.

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Abgleich vornehmen: Welche Daten sind bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden (siehe Schritt 4: Bestandsaufnahme) und wo befinden sie sich?

Die Anzahl der zu erfassenden Kennzahlen kann schnell auf 30 oder mehr ansteigen. Es wird ein großer Personenkreis im Unternehmen benötigt, um diese Daten zusammenzutragen. Vieles davon wird Ihnen jedoch bereits bekannt vorkommen.

Schritt 9: Bericht erstatten

Sobald Sie die erforderlichen Daten gesammelt haben, können Sie mit der Berichterstattung beginnen.

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung wird in den (Konzern-)Lagebericht integriert und digital im European Single Electronic Format (ESEF) bereitgestellt. Die ESRS geben die geforderten Inhalte vor, die alle im Bericht selbst enthalten sein müssen. Zusätzliche Nachweise sind nicht explizit erforderlich.

Der Bericht muss geprüft werden, wobei die Prüfung derzeit von Wirtschaftsprüfern durchgeführt wird. Diese können spezifische Anforderungen festlegen. Zunächst erfolgt eine Prüfung mit begrenzter Sicherheit (limited assurance), später soll mindestens eine Prüfung mit hinreichender Sicherheit (reasonable assurance) etabliert werden. Viele Details zu diesen Prüfungen sind derzeit noch nicht festgelegt.

Schritt 10: Weiterentwickeln

Die Berichterstattung erfolgt jährlich. Es bietet sich demnach an, die Berichterstattung als Prozess in das vorhandene Managementsystem zu integrieren.

Die detailliertere Aufschlüsselung der 10 Schritte zur Nachhaltigkeitsberichterstattung finden Sie hier: Leitfaden: In zehn Schritten zur CSRD | IHK München (ihk-muenchen.de).